Meewerkend Manager Operations bij JOINN!

Locatie

JOINN! Houten

Dienstverband

28 uur per week

Werktijden

Reguliere kantoortijden

Salarisindicatie

functie komt overeen met functieschaal 7 van de horeca-cao

Over JOINN!

JOINN! biedt unieke City Lofts in Houten, perfect gelegen op korte afstand van Utrecht, waardoor het een ideale locatie is voor zowel zakelijke als leisure-gasten. Onze comfortabele, stijlvol ingerichte lofts zijn ontworpen om gasten een thuisgevoel te geven tijdens hun verblijf, of dit nu voor korte tijd is of voor een langdurige periode. Met een persoonlijke benadering en een focus op gasttevredenheid streeft JOINN! ernaar om voor iedere gast een soepele, zorgeloze en plezierige ervaring te creëren.

Het team bij JOINN! zet zich in om gasten de best mogelijke service te bieden, waarbij flexibiliteit en een hoog serviceniveau centraal staan. De City Lofts bieden gasten alle gemakken die ze nodig hebben, en ons team staat altijd klaar om te ondersteunen, of het nu gaat om het regelen van boekingen, het verhelpen van technische problemen, of het bieden van een warm welkom bij aankomst. Bij JOINN! zijn we trots op onze gastvrije sfeer en de mogelijkheid om een prettige verblijfservaring te faciliteren voor bezoekers uit alle hoeken van de wereld.

Functieomschrijving

Als Meewerkend Operations Manager bij JOINN! ben je actief betrokken bij de dagelijkse operatie en werk je hands-on mee, vooral rondom boekingen en klantcontact. Je bent ook het aanspreekpunt voor technische issues en hebt een goed begrip van IT-systemen. Je coördineert en voert diverse operationele taken uit binnen HR, marketing, finance, gebouwbeheer, boekingen en IT. Samen met ons compacte en toegewijde team waarborg je een soepele operatie en zorg je voor een positieve gastervaring. In noodsituaties ben je vliegende keep.

Verantwoordelijkheden

HR en Teamcoördinatie

  • Werving en selectie: actief betrokken bij het wervingsproces en het inwerken van nieuwe medewerkers.
  • Planning en taakverdeling: opstellen van roosters en werkverdeling voor reserveringen en housekeeping en verdelen van calamiteitendiensten.
  • Prestatiebeheer: samenwerken met medewerkers om doelen en KPI’s te stellen en uitvoeren van regelmatige evaluaties en check-ins.
  • Payroll: urenregistratie bijhouden, salarisadministratie en beantwoorden van salarisgerelateerde vragen.
  • Afwezigheidsbeheer: beheer van verlof en ziekteverzuimregistratie.
  • Teambuilding en cultuur: organiseren van activiteiten om een positieve werkcultuur te bevorderen.
    Marketing en Reputatiemanagement
  • Social Media en online presence: beheren van social media-accounts en het aansturen van de medewerker socials.
  • E-mailmarketing en nieuwsbrieven: verzorgen van regelmatige updates naar gasten en het opzetten van loyaliteitsprogramma’s.
  • Reputatiebeheer: gastbeoordelingen beheren en stimuleren van reviews om de reputatie van JOINN! te versterken.
  • Lokale samenwerkingen: onderhouden van relaties met lokale partners en promoten van relevante evenementen.
    Finance en Administratie
  • Bankbeheer en betalingen: toezicht op financiële transacties, inclusief betaling van facturen en contacten met het accountantskantoor.
  • Debiteuren- en crediteurenbeheer: proactief beheer van openstaande facturen en opvolging van betalingsherinneringen.
  • KPI-beheer: opstellen en bewaken van operationele KPI’s en financiële rapportages.
    Gebouwbeheer
  • Onderhoud en contractbeheer: coördineren van onderhoud, storingen en contracten met externe partijen.
  • Veiligheid en toegang: beheer van sleutels, toegangssystemen en het contact met beveiligingsdiensten.
  • Inkoopbeheer: voorzieningen zoals koffie en schoonmaakproducten inkopen en beheren.
    Systeembeheer
  • ICT- en softwarebeheer: beheren van contracten voor IT-diensten, software zoals Microsoft 365, OneDrive, MEWS en Exact, en onderhoud van andere systemen.
    Housekeeping
  • Verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en planning van schoonmaakactiviteiten en inkopen van benodigde schoonmaakmiddelen.
  • In noodgevallen bereid om in te springen bij het coördineren en uitvoeren van housekeepingwerkzaamheden.

Boekingen en Gastenbeheer

  • Actief beheren en verwerken van boekingen via MEWS.
  • Direct aanspreekpunt voor gasten, inclusief het beantwoorden van vragen over reserveringen, verlengingen en wijzigingen.
  • Optimaliseren van de bezetting van de City Lofts in MEWS en zorgen voor nauwkeurige administratie.
  • Contact en contractbeheer met derden zoals Booking.com
  • Voorbereiden van in- en uitchecks voor gasten en, indien nodig, fysieke in- en uitchecks uitvoeren.
  • Beheren van toegangspassen voor Shortstay- en Longstay-gasten, en toezicht op facilitaire verzoeken.
  • Verwerken van betalingen en facturatie via MEWS.
  • Ondersteuning bij rondleidingen en beheer van wasmunten en fietsverhuur.

Vereiste kwalificaties en competenties

  • Werkt- en denkt op HBO niveau (of vergelijkbaar) in hotel- of bedrijfsmanagement, hospitality of een vergelijkbaar vakgebied.
  • Minimaal 3-5 jaar ervaring in een operationele en leidinggevende functie binnen hospitality of vergelijkbaar vakgebied.
  • Onderzoekende persoonlijkheid: je bent van nature nieuwsgierig en zoekt graag zaken tot op de bodem uit.
  • Technisch inzicht: in staat om kleine technische problemen zelfstandig op te lossen, in staat om complexe technische installaties te beheren (signaleren van problemen, aansturen van juiste storings- en onderhoudspartijen).
  • Digitale vaardigheden: zeer vaardig in het gebruik en beheren van diverse computer- en reserveringssystemen, zoals Microsoft 365, MEWS en Exact.
  • Flexibel en proactief, met een hands-on mentaliteit en het vermogen om verantwoordelijkheid te dragen.
  • Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden om efficiënt te coördineren en zelfstandig te werken.
  • Bereidheid om nooddiensten te werken in avonden en weekenden

Aanbod

Wij bieden een veelzijdige rol in een dynamische werkomgeving, met verantwoordelijkheid voor zowel de uitvoering als coördinatie van essentiële processen. Je komt terecht in een informeel team met ruimte voor eigen initiatief en groei. Arbeidsvoorwaarden zijn in lijn met de functie-inhoud en ervaring.
JOINN! bevindt zich in een vernieuwingsfase, waardoor de invulling van deze functie nog deels vormgegeven moet worden. Wij nodigen kandidaten van harte uit die graag willen bijdragen aan deze ontwikkeling en die misschien zelf ook frisse ideeën hebben voor deze rol. Ook als je niet volledig aan het profiel voldoet, moedigen we je aan om te solliciteren. Heb je vragen over de functie of de koerswijziging? Neem gerust contact op via manager@joinn.nl. We kijken ernaar uit om samen met jou de nieuwe richting van JOINN! vorm te geven!